Antes de comenzar
Reúne el nombre del espacio, idioma preferido, ubicaciones, correos de miembros y roles. Decide qué categorías necesitan coordinador y qué personas deben limitarse a ubicaciones específicas.
Workdesk registra quién asignó, cambió, llegó, gastó, aprobó y eliminó. Las cuentas nominativas vuelven útil y responsable ese historial.
Pasos de configuración
- Crea el espacio.
Usa la cuenta verificada del propietario. Confirma nombre e idioma preferido.
- Activa el acceso del espacio.
Elige un plan de Google Play en Android, suscríbete con Stripe en el portal o canjea un acceso piloto aprobado. El trabajo operativo permanece en modo de solo lectura hasta verificar el acceso.
- Agrega ubicaciones.
En el portal, abre Ubicaciones. Agrega nombre público, código, dirección y, cuando se conozcan, acceso, estacionamiento y entrada de servicio.
- Invita al equipo.
En Usuarios, elige rol, correo y ubicaciones. Comparte cada enlace o QR sólo con su destinatario.
- Enruta responsabilidades.
Usa Responsabilidades cuando distintos coordinadores atiendan categorías diferentes. Define coordinación principal, suplencia, revisión de evidencia y personal de campo elegible.
- Revisa los ajustes.
Decide si la foto de cierre es obligatoria, si se registran puntos de ubicación y cuánto permanecen los tickets cerrados en la vista activa.
- Confirma un flujo completo.
Sigue un ticket desde el reporte y asignación hasta visita, evidencia, terminación y aprobación o reapertura. Confirma que cada rol vea lo necesario.
- Publica guías locales.
Agrega comprobaciones seguras y reglas de escalamiento en el portal. Aparecerán en Ayuda y guías dentro de la app.
Comprueba que el espacio esté listo
- Cada persona ve sólo las ubicaciones y colas necesarias.
- El título identifica el problema y la ubicación se ve de inmediato.
- Coordinadores pueden asignar, reasignar y pedir seguimiento sin convertirse en técnicos.
- Técnicos pueden iniciar turno, marcar traslado y llegada, agregar evidencia y reportar terminación.
- Miembros autorizados pueden aprobar, reabrir o confirmar una solución a distancia.
- Propietarios encuentran historial, costos, archivos, eliminaciones, ajustes y exportación.
Termina un grupo de ubicaciones o miembros y confirma visibilidad y rutas antes de agregar el siguiente.
Evita estos errores
Una cuenta compartida para toda la ubicación
Usa miembros identificados cuando importe la auditoría. Los enlaces externos funcionan mejor para reporteros ocasionales.
Categorías sin coordinador
Una categoría puede existir sin perfil de responsabilidad, pero alguien autorizado debe vigilar la cola sin asignar.
Volver obligatorio cada campo
Equipos y directorio pueden comenzar incompletos. Agrega datos cuando ayuden durante el servicio real.